Approvazione e deposito del bilancio, una sintesi degli adempimenti

Entro il 2 maggio 2023 scadeva il termine per l’approvazione del bilancio per i soggetti aventi un esercizio coincidente con l’anno solare. La normativa però ammette anche la possibilità di posticipare detto termine ai 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio se previsto dallo statuto e se vi sono particolari esigenze gestionali che lo richiedano (oltre all’ipotesi di redazione del bilancio consolidato).
Lo scopo del presente contributo è quello di sintetizzare e riepilogare le principali scadenze afferenti l’approvazione e il deposito del bilancio di esercizio.

Il bilancio e la normativa civilistica

Il bilancio di esercizio è lo strumento, previsto dal legislatore, utilizzato per rappresentare la situazione patrimoniale, economica e finanziaria della società e del risultato economico dell’esercizio al termine di un procedimento che consta delle seguenti fasi:

• redazione ed approvazione del progetto di bilancio da parte dell’organo amministrativo;
• comunicazione del progetto di bilancio e della Relazione al Collegio sindacale (o sindaco unico) ed al soggetto incaricato della revisione legale (ove presente);
• predisposizione da parte del Collegio sindacale (o sindaco unico) e del soggetto incaricato della revisione legale (ove presente) delle Relazioni di rispettiva competenza ed invio delle stesse all’organo amministrativo;
• deposito presso la sede sociale del progetto di bilancio, insieme con le Relazioni dell’organo amministrativo, dei sindaci e del soggetto incaricato della revisione legale, con le copie integrali dell’ultimo bilancio delle società controllate e con il prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle società collegate;
• esame e delibera di approvazione da parte dell’assemblea ordinaria dei soci oppure con decisione non collegiale nelle s.r.l., se prevista da statuto;
• deposito del bilancio, delle Relazioni suddette, del verbale di approvazione e dell’elenco dei soci (nelle società per azioni non quotate) presso il Registro delle imprese.

La normativa civilistica impone che il bilancio sia approvato entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Per i soggetti aventi un esercizio coincidente con l’anno solare il termine ordinario per l’approvazione sarebbe scaduto il 30 aprile ma, considerando era domenica ed anche il giorno successivo era festivo, il termine è slittato al 2 maggio 2023. Infatti ai sensi dell’art. 2963, comma 3, del Codice civile, in materia di computo dei termini di prescrizione, “se il termine scade in giorno festivo, è prorogato di diritto al giorno seguente non festivo”.

Di conseguenza, anche per il computo degli altri termini relativi all’approvazione del bilancio occorre effettuare un calcolo che tenga conto della data del 2 maggio 2023.

Nella tabella seguente si vogliono riepilogare le principali scadenze afferenti l’approvazione del bilancio di esercizio, nel caso in cui questo sia coincidente con l’anno solare.

Si ricorda, inoltre, che il termine per l’annotazione e sottoscrizione del bilancio nel libro degli inventari è fissato entro 3 mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, pertanto scadrà il 29 febbraio 2024.

Deposito bilancio al Registro imprese

Dopo aver provveduto ad approvare il bilancio di esercizio sarà compito degli amministratori provvedere al deposito dello stesso presso il Registro delle imprese.

Il deposito dovrà prevedere l’invio di una copia del bilancio corredata, eventualmente, dalla relazione sulla gestione, dalla relazione dei sindaci e, ove presente, dalla relazione del revisore legale. A questi documenti dovrà unirsi il verbale di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea o del consiglio di sorveglianza nei rari casi in cui sia previsto un sistema dualistico.

Per le s.p.a. non quotate occorrerà depositare anche l’elenco dei soci riferito alla data di approvazione del bilancio, con l’indicazione del numero di azioni possedute, nonché dei soggetti diversi dai soci che sono titolari di diritti o beneficiari di vincoli sulle azioni medesime.

Il deposito del bilancio, come detto, dovrà essere effettuato entro 30 giorni e, secondo l’art. 2630 del Codice civile:

“Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese, ovvero omette di fornire negli atti, nella corrispondenza e nella rete telematica le informazioni prescritte dall’articolo 2250, primo, secondo, terzo e quarto comma, è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 103,00 euro a 1.032,00 euro. Se la denuncia, la comunicazione o il deposito avvengono nei trenta giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo.
Se si tratta di omesso deposito dei bilanci, la sanzione amministrativa pecuniaria è aumentata di un terzo”.

In particolare, quindi, in caso di omesso deposito del bilancio, per ciascun membro del Consiglio di amministrazione (e, se presenti, per ciascun sindaco) è dovuto il pagamento:

• da 45,78 a 458,67 euro, nel caso di differimenti non superiori ai 30 giorni rispetto ai termini statuiti;
• da 137,33 a 1.376,00 euro, nel caso di ritardi superiori.

Maggior termine di 180 giorni per l’approvazione del bilancio

In merito al termine di approvazione del bilancio di esercizio l’atto costitutivo può stabilire un termine maggiore non superiore, in ogni caso, a 180 giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato, ovvero quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura e all’oggetto della società.

Gli amministratori, nel caso in cui decidano di avvalersi di questa facoltà dovranno rilevare la presenza di una clausola statutaria che preveda la possibilità di differire il termine di approvazione del bilancio quando richiesto da particolari esigenze. In questo caso la convocazione dell’assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio entro il termine massimo di 180 giorni, anziché entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Una volta verificata la presenza della clausola statutaria l’organo amministrativo dovrà riconoscere le particolari esigenze, che richiedono il differimento nell’approvazione del bilancio, con una formale delibera che preceda la scadenza dei 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

A tal proposito si rammenta che il differimento è sempre riconosciuto in presenza di obbligo di consolidamento del bilancio.

Ai sensi dell’art. 2364, comma 2, ultimo periodo del Codice civile, gli amministratori segnalano, nella relazione sulla gestione, le ragioni della dilazione.

Se la società redige il bilancio in forma abbreviata, le indicazioni riguardanti i motivi del rinvio, non potendo essere inserite nella relazione sulla gestione, dovranno essere illustrate nella nota integrativa. Qualora gli amministratori omettano le indicazioni previste dalla legge e non motivino nella relazione sulla gestione o nella nota integrativa il rinvio, non sarà inficiata la delibera di approvazione del bilancio, ma l’omissione comporta la responsabilità degli amministratori (art. 2392 Codice civile) ovvero la loro revoca nel caso in cui il ritardo abbia provocato un danno per la società (art. 2383 Codice civile).

Riferimenti normativi:

• Codice civile, artt. 2250, 2364, 2383, 2392, 2630, 2963.